个税信息填写模板中4个超级实用的Excel技巧：查找替换的妙用、数据验证

2023-03-08 11:27

原文标题:《看完个税信息填写模板，我学会了这 4 个超级实用的 Excel 技巧！》

大家好，我是明镜在心~

2022 综合所得年度汇算已经开始了，你退了 or 补了多少税呢？

不过，说到税，申报个人所得税是所有公司都要做的事。

有的公司是由人事部门来申报，有的公司是由财务人员来申报。

当然还有的公司是由行政来兼做这项事情。

那么，今天我们就来一起看看税务局的个税信息导入模板当中，有哪些值得我们学习的地方吧。

1、查找替换的妙用

我们先打开这个税务局的人员信息采集导入模板。如下图:

在图中，对于红色字体加星号的是必填项。

其实在一开始录入数据的时候，是这样:

表格默认录入的字体颜色是黑色。

这里如何让加星号的单元格内容变成红色字体呢？

手工选中那些单元格，然后添加颜色？

恩，数据不多，完全可以。如果数据多了，当然不行。

这里可以请出这位老兄帮帮我们这个小忙。

按调出(查找和替换)对话框。

在查找内容中输入:「**」

在替换为中不需要输入任何内容，但需要在旁边中设置字体颜色为红色。

按上图所示，点击-(颜色)红色-(确定)。如下图:

最后点击，效果如下:

所有的单元格都填充了红色字体了！

这是什么神操作？

原来问题是出在通配符星号本身。

查找内容中输入了两个星号，其实第一个星号与第二个星号作用完全一样，还是通配符。

代表任意多个字符的意思。

我们这里需要将通配符星号当作普通字符来处理。只要在其前面加上一个波形符，即在查找内容中输入:~**。

这个波形符的作用是去除通配符的作用，将其转变为普通字符。

最后点击，这样就万事大吉啦！

2、数据验证的妙用

妙用一:

下面我们来看看第二行的姓名列。

点击单元格会出现一个提示框，提示用户在输入时需要注意的事项。

这个提示框是用数据验证功能实现的。

依次点击-(数据工具)-(数据验证)-(数据验证)。

在对话框中点击(输入信息)-(选定单元格时显示输入信息)-(输入信息)。

在文本框中，输入想要显示的提示信息即可。

当然除了上面这种用法之外，我们还可以用插入批注的方法实现。

比如这里列中的的(开户银行)单元格中就插入了一个批注，以提示用户如何操作。

插入批注的方法是:点击鼠标右键，然后从菜单中找到。

PS:微软的 OFFICE365 已经将原来的更名为(注释)了。

另外，肯定有小伙伴们想问，这两个提示框的作用有啥区别不？

区别在于:数据验证的提示功能需要选中该单元格才会出现提示框。批注的提示功能不需要点击单元格，只需要将鼠标移动到该单元格上面即可显示提示内容了。

妙用二:

点击单元格时，会出现一个下拉按钮，点击下拉按钮会出现下拉菜单。

这个功能也是用数据验证来实现的。

按照上面的方法调出对话框。

这里需要注意是:

? 可以直接输入内容，文本和数字都不需要加双引号。

? 可以直接引用单元格。

? 可以用公式生成一个动态引用区域。

税务局在这里是直接引用一个定义的名称作为下拉菜单的。

如何查看这个证明类型到底是什么内容呢？

当然，还有另外一种查看方法，就是按打开(名称管理器)对话框，在其中查看即可。

3、条件格式的妙用

当我们把姓名和证件类型输入完毕之后，列会自动变成灰色。

如下图:

这个功能是用条件格式实现的。

选中单元格，依次点击(开始)-(条件格式)-(管理规则)。

在中将会显示当前选中的单元格所应用的条件格式。

双击该规则如下图:

图中显示，在中使用了一个简单的公式来设置条件格式。

意思是:当单元格的内容等于居民身份证时，将单元格的填充色自动设置为(灰色)。

PS:这里条件中的居民身份证，文本必须加上双引号包含起来。这点跟上面数据验证中的序列的下拉菜单中输入的文本要求不同。请小伙伴们特别注意下。

4、写在最后

今天，我们分享了税务局在个税导入模版中经常使用的一些功能。

? 查找替换格式

? 数据验证

? 条件格式

掌握这些功能，可以大大提高我们在工作中的效率。并且我们在查看其他公司的表格时也会经常遇到。希望小伙伴们能够熟练应用。